Neljä kokoustilojen teknistä ongelmaa – näin vältät ne
Nykyaikainen tekniikka saa neuvottelut sujumaan jouhevammin. Ovatko nämä asiat ajan tasalla omassa yrityksessäsi?
Kokoukset ovat tärkeä osa jokaista yritystä, ja toimiva neuvottelutila mahdollistaa inspiroivan työympäristön, jossa yhteistyöstä saa kaiken irti. Nykyisin etätyö sekä hybridimallinen työskentely ovat tulleet jäädäkseen, joten kokoustilojen tekniikan tulee lähtökohtaisesti taata sujuva osallistuminen sekä paikan päällä toimistossa että verkon välityksellä osallistuville.
Yllättävän usein kokoukset eivät kuitenkaan suju kaikkien taiteen sääntöjen mukaisesti, sillä monet tekniset ongelmat saattavat aiheuttaa viivästyksiä neuvotteluihin sekä harmaita hiuksia työntekijöille. Esittelemme alla neljä yleistä kokoushuoneiden ongelmaa sekä ratkaisut niiden välttämiseksi.
1. Sekaannukset
Sujuva kokous alkaa jo ennen kokoustilaan astumista. Moni kuitenkin päätyy kurkkimaan tilan ikkunoista tai pahimmillaan keskeyttämään käynnissä olevan neuvottelun selvittäessään, onko tila oikeasti vapaana. Kalenterin mukaan tila saattaa olla varattu, mutta valot ovat pimeänä, ja epäselvyys aiheuttaa tarpeettomia sekaannuksia. Erityisen haastava tilanne on silloin, kun kokous pitäisi saada järjestettyä lyhyellä varoitusajalla.
Ratkaisu: Smart office -ratkaisut neuvotteluhuoneiden varausnäyttöineen pelastavat tilojen hallinnan ja varaamisen. Huoneen ulkopuolelle asennettava moderni kosketusnäyttö kertoo värikoodein, onko tila vapaa vai varattu. Mikäli varattua tilaa ei oteta käyttöön, älykäs näyttöratkaisu vapauttaa sen 15 minuutin jälkeen, eikä tila seiso turhaan tyhjillään.
Humly-varausnäytöt »
2. Kaapeliviidakko
Mikään ei ole turhauttavampaa kuin huomata kokouksen alussa, että HDMI-kaapelissa on yhteysongelma, tietokoneella olevaa kuvaa ei saa lähetettyä näytölle tai huoneen lukuisat kaapelit ovat sotkussa edellisen käyttäjän jäljiltä. Toimiston kokoustiloista löytyvä tekniikan kirjo hämmentää, tekniikka vaihtelee tilasta toiseen ja kokous käynnistyy turhautuneissa tunnelmissa.
Ratkaisu: Helppokäyttöiset kokoustilat vaativat nykyaikaista suunnittelua. Tekniikan vakiointi siten, että käyttökokemus on sama kaikissa yrityksen tiloissa, antaa mahdollisuuden keskittyä itse kokoukseen.
Kaapeliviidakkoa voi kesyttää ratkaisuilla, jotka liittävät tilan laitteet yhdeksi. PC-laitteeseen yhdistettävällä USB-C-tekniikalla käyttäjä lataa, esittää ja verkkoneuvottelee samalla kaapelilla, langattomalla tekniikalla hän esittää ja verkkoneuvottelee samalla laitteella ja sound bar -laitteella yhdistää tarvittavat elementit kaikenlaisiin tietokoneisiin sekä näyttöihin.
Kaapelihallinta »Videoneuvottelujärjestelmä »
3. Huono äänenlaatu
Heikkolaatuiset tai liian pienikokoiset äänentoistojärjestelmät häiritsevät tärkeää neuvottelua tai videopuhelua. Jos osallistujat eivät kuule toisiaan tai kokoushuoneessa kaikuu, ei kommunikointi voi sujua optimaalisella tavalla. Hyvälaatuisetkaan kaiuttimet eivät pelasta kokousta, jos tila on huonosti akustoitu ja osallistujien ääni kimpoilee seinästä toiseen.
Ratkaisu: Tilan kokoon suhteutettu laadukas äänentoistojärjestelmä varmistaa, että jokainen ääni tulee kuuluviin. Katto- tai lisämikrofoneilla osallistujien ääni välittyy kirkkaana myös etänä tai striimin kautta neuvottelua seuraaville. Akustiikkaa voi parantaa helposti verhoilla, pehmeillä pinnoilla ja akustointipaneeleilla.
Mikrofonit » Kaiuttimet »
4. Laitteet eivät toimi
Päivittämättömät laitteet takkuilevat, väärät kaapelit eivät yhdisty laitteisiin tai huoltoa kaipaavat neuvottelutilan laitteet aiheuttavat pahimmillaan kokouksen peruuntumisen. Työpaikan IT-tukikaan ei välttämättä ehdi välittömästi paikalle akuuttia tilannetta pelastamaan.
Ratkaisu: Kokoustilojen laitteet tarvitsevat vuosihuoltoa siinä missä autotkin. Yrityksen tulee valita hyvä ja luotettava kumppani huolehtimaan vuosittaisista päivityksistä, kaapeleiden kunnosta ja laitteiden toiminnasta siten, että kokoukset sujuvat aina mutkattomasti.
Smart office -tilanvarausnäytön avulla voi paitsi varata tilan, myös raportoida siinä esiintyvistä vioista. Vikailmoitus lähtee sähköpostitse asiakkaan huoltokumppanille tai yrityksen IT-tukihenkilölle, jolloin ongelma saadaan todennäköisesti korjattua nopeammin.
Kiinnostuitko?
Meiltä löytyvät muun muassa joustavat ja tarpeisiisi sopivat maksutavat, laaja ja kasvava valikoima, tilaratkaisut sekä tietysti nopeat toimitukset. Tarjoamme asiakkaillemme aina laadukasta ja ketterää palvelua erinomaisia keskittäjän etuja unohtamatta. Luot yritystilin helposti verkkosivujemme kautta.
Jäikö jokin asia mietityttämään? Voit ottaa yritysmyyntiimme yhteyttä sähköpostitse tai jos sinulla on jo mielessäsi tiettyjä tuotteita, käytä kätevää tarjouspyyntölomakettamme.